Kepentingan Teknologi Maklumat (ICT) Dalam Membantu Pengurus Melaksanakan Fungsi Kepimpinan

Implementasi Teknologi Maklumat dan Komunikasi (selepas ini dipanggil ICT) dalam organisasi pendidikan pada masa kini merupakan satu fenomena biasa. Kajian-kajian mengenai implementasi teknologi bermula sekitar tahun 1950-an. Revolusi teknologi telah berjaya melakukan perubahan pendekatan terhadap pengurusan teknologi korporat. Laudon dan Laudon (1998) menyatakan terdapat empat jenis perubahan organisasi yang dihasilkan oleh ICT iaitu automasi, rasional, perekayasaan dan perubahan paradigma. Automasi merujuk kepada aplikasi ICT untuk membantu pekerja melaksanakan tanggungjawab dengan lebih berkesan dan meningkatkan prestasi kerja. Rasional berrmaksud memudahkan prosedur operasi bagi mengelakkan bottleneck supaya proses automasi akan menjadikan prosedur lebih berkesan.

Kedua-dua model ini merupakan pendekatan kejuruteraan iaitu memberikan penekanan kepada proses membangun, merancang, membina dan mengawal. Sementara perekayasaan pula merujuk kepada mereka semula proses-proses perniagaan dengan tujuan utama untuk mengurangkan kos dan masa secara signifikan. Perubahan paradigma merupakan proses perekayasaan yang lebih radikal melibatkan mengkonsepsi semula proses perniagaan dan ciri organisasi. Menurut Davies (1996), pendekatan perekayasaan merupakan satu kaedah yang perlu diberi perhatian oleh pemimpin sekolah bagi menghadapi cabaran abad ke 21.

Justeru, ICT sememangnya dapat membantu pengurus pendidikan dalam membuat keputusan, menyesuaikan diri dengan perubahan dan selanjutnya dapat meningkatkan komunikasi dalam organisasinya. Pengurus sekolah tidak dapat dipisahkan daripada membuat keputusan pada setiap hari kerana ini merupakan elemen penting dalam menjalankan tugas merancang, membuat keputusan, menganalisis, sumber manusia, memimpin, mengawal, berkomunikasi serta berfungsi dengan lebih cekap, berkesan, mudah dan cepat yang melibatkan maklumat, proses dan kerja seperti pendaftaran pelajar, pelbagai rekod, kawalan inventori, jadual waktu, opsyen guru, bilangan waktu mengajar, hal yang berkaitan peperiksaan, pembelian stok dan sebagainya. Ini bersesuaian dengan pendapat Laudon dan Laudon (1997) yang menyatakan sistem maklumat dan komunikasi adalah komponen-komponen yang bersepadu yang mengumpul dan menyimpan maklumat bagi membantu organisasi membuat keputusan, merancang, mengawal dan menganalisis.

Secara umum ICT dapat menukarkan data-data mentah yang tidak memberi makna kepada maklumat yang tersusun dan berguna apabila ianya diproses, disimpan dan boleh dikemaskinikan dengan mudah dan cepat dengan menggunakan pelbagai perisian komputer yang ada. Maklumat-maklumat yang telah diproses ini sudah tentu dapat membantu pengurus sekolah membuat keputusan-keputusan yang tepat dan berguna dalam perancangan, pemantauan dan kawalan. Sebagai contoh dengan menggunakan sistem maklumat berasaskan komputer, maklumat mengenai pencapaian pelajar dalam peperiksaan disimpan, diproses dan dianalisis dalam bentuk graf, carta pai, carta bar, senarai dan jadual-jadual statistik yang mudah membantu pentadbiran sekolah mengesan kekuatan dan kelemahan yang ada dan seterusnya memudahkan mereka membuat perancangan dan program susulan yang sesuai dan dengan sendirinya keputusan yang diambil nanti relevan dengan isu dan masalah yang berbangkit.

Maklumat berkaitan pelajar tidak hanya terhad kepada peperiksaan semata-mata kerana mereka merupakan komuniti utama dalam sesebuah sekolah. Maklumat berkaitan pelajar termasuklah maklumat peribadi, pencapaian akademik, penglibatan kokurikulum, disiplin, sahsiah, buku teks, biasiswa dan sebagainya boleh diakses dengan mudah dan cepat untuk kegunaan pengurusan sekolah dengan bantuan teknologi ICT.

Dulu maklumat yang disimpan di dalam fail kurang membantu dan dimanfaatkan kerana sukar dicapai. Tetapi kini dengan bantuan ICT, pengurusan sekolah dapat bekerjasama, berurusan dan membantu pihak luar seperti Jabatan Kebajikan Masyarakat, Polis, Mahkamah dan pihak-pihak tertentu dengan lebih mudah dan cepat apabila maklumat sentiasa dapat dikemaskinikan.

Selain itu tugas pengurusan pejabat yang berkaitan dengan pengurusan kewangan, pengurusan stok, inventori, pembelian dan pelupusan barang memerlukan satu sistem yang memudahkan pengurusan sekolah membuat keputusan-keputusan penting. “Sistem Sokongan Keputusan” (DSS) adalah perisian komputer yang boleh menganalisis data dan dapat memudahkan pembuatan keputusan berdasarkan output yang ditunjukkan.

Reigelath (1987), berpendapat struktur sistem pendidikan semakin rendah apabila masyarakat cepat berubah dengan teknologi tinggi yang berorientasikan maklumat. Berdasarkan kenyataaan tersebut tidak dapat tidak pengurus pendidikan memainkan peranan dan tanggungjawab penting dalam menghadapi cabaran ke arah arus perubahan keseluruhan sistem pentadbiran dan pengurusan sekolah. Bermula dengan kaedah pengajaran dan pembelajaran, pendekatannya harus disesuaikan dengan arus perkembangan ICT terkini.

Dalam konteks ini guru bukan lagi dilihat sebagai sumber utama untuk menyampaikan maklumat tetapi lebih sebagai pemudah cara. Sebagai pengurus pendidikan sewajarnya mempastikan guru-guru mempunyai kebolehan dan kemahiran memperolehi maklumat daripada pelbagai sumber untuk tujuan pembelajaran dan pengajaran dan tahu menggunakan teknologi komunikasi seperti CD Rom, cakera padat, video, komputer, komputer bimbit, dan perisian-perisian aplikasi komputer seperti e-mail, pengkalan data, pemprosesan perkataan, hamparan eletronik, internet, perisian persembahan dan lain-lainnya.

Menurut Stair dan Reynolds (1999), tujuan utama sistem maklumat dan komunikasi adalah untuk membantu organisasi mencapai matlamat-matlamatnya dengan membekalkan pengurus-pengurus dengan “insight” ke atas operasi organisasi supaya mereka dapat mengawal, mengelola dan merancang dengan lebih berkesan dan lebih cekap. Justeru itu pengurus sekolah seharusnya menyiapkan diri dengan kepakaran dan kelebihan dalam teknologi maklumat ini kerana kemampuan mereka itu akan memudahkan sekolah diurus dengan berkesan dan cemerlang dan boleh menghadapi perubahan-perubahan drastik dalam dunia pendidikan.

Kementerian Pendidikan umpamanya sebagai badan induk dunia pendidikan telah memainkan peranan penting untuk menghadapi zaman globalisasi dan dunia pendidikan tanpa sempadan dengan memasukkan kurikulum ICT dalam KBSR dan KBSM. Di samping sifat ICT itu sendiri yang membentuk suasana pembelajaran sepanjang hayat dan memberi peluang-peluang pembelajaran yang tidak ada had maka adalah menjadi suatu kewajaran kepada pengurus-pengurus pendidikan untuk menyesuaikan diri dengan segera kepada perubahan-perubahan ini.

Dalam konteks sekolah kini, kebanyakan sistem pengurusan pejabat menggunakan peralatan komputer dengan menggunakan perisian-perisian seperti MS Excel untuk kewangan sekolah, sistem sokongan keputusan (DSS) untuk membuat keputusan dan menyelesaikan masalah, sistem maklumat pengurusan (MIS) yang membolehkan capaian mudah kepada data pelajar dan staf, sistem pengautomasian pejabat (OAS) untuk meningkatkan keberkesanan dan kecekapan urusan seharian pejabat dengan menghasilkan kerja yang lebih pantas dan lebih kemaskini. Selain itu satu aplikasi komputer dalam pengurusan skim pinjaman buku teks dibangunkan menggunakan perisian dBase IV dapat membantu pengurusan dalam proses pinjaman buku.

Keadaan-keadaan ini amat menuntut pengurus sekolah supaya sama-sama bergerak seiring dengan arus perubahan tersebut supaya mereka menjadi seorang pengurus, pemimpin dan pentadbir yang berketrampilan dan berwibawa seperti mana pandangan Zarina Zakaria (1998) yang menyatakan bahawa ekspektasi pentadbir sekolah terhadap sistem-sistem maklumat dan sikap mereka terhadap penggunaan komputer memberikan impak yang besar kepada kejayaan sekolah.

Pengurus pendidikan harus menitikberatkan ICT sebagai satu pemboleh ubah penting dalam mewujudkan sistem pengurusan berprestasi tinggi. Secara khusus, pengurusan ICT menekankan pencapaian kecekapan pengurusan dengan memastikan maklumat yang betul dapat diperoleh tepat pada masanya. Untuk mencapai ini, peranan ICT sentiasa ditambah baik bagi meningkatkan integrasi dengan proses pengurusan. Misalnya komunikasi yang melibatkan proses penghantaran dan penerimaan mesej. Melalui komunikasi pengurusan dan pentadbiran sekolah boleh berkongsi maklumat-maklumat yang berguna untuk sebarang urusan. Bentuk komunikasi seperti surat-menyurat, memo, fax, pesanan suara dan telefon adalah menjadi kebiasaan di mana-mana.

Hakikatnya memang teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) dapat meningkatkan komunikasi dalam organisasi sekolah yang mendorong untuk menjadikan sekolah sebuah organisasi pembelajaran dan mewujudkan persaingan yang sihat di kalangan warga sekolah. Oleh itu, perkembangan teknologi ICT perlu diteroka semaksimum mungkin bagi digunakan dalam melaksanakan misi pengurusan. Penggunaan teknologi tidak boleh lagi terhad kepada aspek tertentu sahaja, sebaliknya ia perlu menyeluruh dan bersepadu supaya perkongsian maklumat di dalam dan di antara agensi dapat dimanfaatkan bagi tujuan pemantauan serta penilaian keberkesanan dasar dan matlamat pengurusan maklumat.

Ranking: 5